Başarılı Organizasyonlarda Sistem Düşüncesi

Sistem Düşüncesi Nedir?

Sistem düşüncesi her olayı belirli bir çevre dahilinde başka olaylar ile ilişkili olarak incelemenin olayları anlama, tahmin ve kontrol etme açısından daha etkin bir bakış açısı olduğunu ileri sürer. Nitekim, yaşayan bir organizmanın nasıl kendi çevresi haricinde ihtiyaç duyacağı besin, su gibi yaşamsal faktörlerden uzak kalacağı düşünülürse, açık sistemler olan organizmaların hayatta kalabilmeleri için çevreleriyle sürekli olarak madde ve enerji değişimi yapma mecburiyetinde olduklarını söyleyebiliriz. Bu bağlamda, organizasyonların da bir organizmanın yaşamını sürdürebilmek adına yapmak zorunda olduğu eylemlere benzer şekilde üretim öğelerini oluşturan iç çevreleriyle belirli bir etkileşim halinde bulunmaları gerekir.

Ana Sistem ve Alt Sistemler

Bu bağlamda örneğin insan vücudu aslında bir sistemdir. Bedenimizi bir ana sistem olarak değerlendirecek olursak sindirim sistemimizi ana sistemin içindeki bir alt sistem olarak ele almak mümkündür. Buradan bakınca ana sistem ve alt sistem kavramları bir anlamda bizlere hiyerarşik bir ast üst ilişkisini anımsatabilir. Ne var ki sistem yaklaşımına göre ana sistem ile alt sistemler arasında herhangi bir üstünlük ilişkisi bulunmamaktadır. Öyle ki sindirim sistemimizde oluşan bir sorun, ana sistemi ve diğer alt sistemleri etkileyebileceği gibi esasen başlı başına sistemin bütününü ilgilendiren bir problemin nedeni de olabilir. Bu nedenle alt sistemdeki herhangi bir problemi değerlendirirken onun diğer alt sistemlerle ilişkisini gözetip ana sisteme etkisi bağlamında sorunu ele almamız gerekir. 

Kısacası ana ve alt sistemler birbirlerinden üstün değillerdir, çünkü birbirleriyle ilişkilidirler. Dolayısıyla gerek ana sistemde gerekse alt sistemlerde yaşanacak herhangi bir problem her zaman aynı önemde kabul görmelidir.

Sistem Olmanın Gerekleri

Bu bağlamda bir yapının sistem olarak ele alınabilmesi için nelere dikkat etmemiz gerektiği hususunda bir tanımlama yapmak gerekirse sistem olmanın gereği olarak üç temel kuralın varlığından söz edebiliriz: 

1.     Her sistem parçalardan oluşur.

2.     Sistemi oluşturan parçaların birbirleriyle ilişkili olması gerekir.

3.     Sistemi oluşturan parçaların bir çıktı ortaya koyması gerekir.

Buradan bakılınca örneğin bir mutfak sistem olabilir mi? Birinci maddeden yola çıkacak olursak sistemin parçalardan oluştuğu ve mutfak içerisinde bu parçaların bulunabileceği düşünüldüğünde mutfak bu şartı karşılamaktadır. Diğer yandan bu parçaların birbirleriyle ilişkili olması lazım geldiğinden bir bakıma mutfak örneği sistem yaklaşımının ikinci şartını da karşılamaktadır.

Ancak diğer taraftan mutfağın içinde sistem parçalarının aralarındaki ilişkiyi olanaklı kılan birisinin bulunmadığı bir durumda mutfak bir sistem olarak değerlendirilemez, zira sistem olmanın üçüncü şartı sistemi oluşturan parçaların bir çıktı ortaya koyabilme yeteneğidir. Bu nedenle ancak mutfakta çalışan birisinin bulunması, bu kişinin mutfağın alt sistemlerini kullanması ve onların birbirileriyle ilişkisini sağlaması koşuluyla bu şartın yerine getirilmesi mümkün olacaktır. Böylece bir çıktı ortaya konulduğunda yani ortaya bir yemek çıktığında mutfak artık bir sistem olarak kabul edilebilir.

Sistem Düşüncesi Dünya Görüşümüze Nasıl Etki Eder?

Sistem düşüncesi bir anlamda dünyayı sistematik olarak görmemizi sağlar. Birçok insan hayatın doğrusal aktığına inanır. Ne var ki bu düşünce çoğu durumda geçmişte bir yerlerde takılıp kaldıkları bir detay nedeniyle onları ilerlemekten alıkoymaktadır. Hepimizin hayatında bize engel olan bir türlü aşamadığımız düşüncelerimiz, fikirlerimiz ya da önyargılarımız vardır. Bu nedenle olumsuz tecrübelerin karanlığında çoğunlukla yolumuzu bulamaz, kısılan ışığın loşluğunda önümüze çıkan ilk seçeneği doğru kabul ederiz. Lakin kapsamını dar tuttuğumuz düşünsel çerçevemizde aldığımız kararlardan günün sonunda elimizde kalacak tek şey kaos olacaktır. Diğer bir deyişle doğrusal bakış açımız bizi çoğunlukla hatalı kararlar almaya yönlendirecektir. 

Kaldı ki sistem düşüncesi de tam olarak bu yüzden vardır. Çünkü bu yaklaşım bütüne bakıp onu bir ana sistem olarak değerlendirdikten sonra parçaları teker teker ele alıp onların birbirleriyle ilişkisini inceler. Böylelikle yapacağımız değerlendirmeler çerçevesinde parçaların bütüne etkisini gözlememizin bir sonucu olarak olayları çok boyutlu olarak görebilmemizin de önü açılır.

Buradan baktığımızda organizasyonların da bir bütün olarak değerlendirilmesi önemlidir. Daha açık bir ifadeyle sistem yaklaşımı, yönetsel problemlerin ele alınması sürecinde bir sorunun sadece kendisine özgü sebeplerine çözüm aramaktan öte yönetim fonksiyonlarının sorunu sistemin bütününü ilgilendiren bir çerçevede çok katmanlı bir perspektiften ele alması gerektiğini bize söyler.  Örneğin üretimin çeşitlendirilmesi ya da arttırılması ile ilgili karar alan bir yöneticinin, aldığı karar neticesinde etkilenebilecek satış, pazarlama, vb. gibi diğer faaliyetlerde oluşabilecek muhtemel etkileri de hesaplıyor olması sistemsel bakışın bir sonucudur.

Doğrusal Bir Bakış Açısıyla Neden Sonuç İlişkilerini Kurgulamak

Sistem yaklaşımına uygun olmayan kararların neden olduğu olumsuz durumlara örnek vermek gerekirse 50’li yılların sonlarında Çin devletinin tarımsal gelişim programı kapsamında serçelere açtığı savaşı ve bu şekilde tarımı canlandırmayı hedeflediği programını örnek gösterebiliriz. Buna göre o yıllarda Çin devlet başkanı olan Mao Zedong’a danışmanları tarafından tarımsal üretimin arttırılmasına yardımcı olacak yöntemleri içeren ayrıntılı bazı planlar sunulmuştur. Bu planların en dikkat çekici olanı dört hayvan türünün (karasinek, sivrisinek, fare ve serçe) soyunun kurutulmasıyla tarım üretiminin kayda değer biçimde gelişeceği yönündeki yaklaşımdır. Mao, bu yaklaşımı oldukça yerinde bulur ve vakit geçirmeden uygulamaya konulmasını ister. Böylece 1958 yılında İleriye Doğru Büyük Sıçrama (The Great Leap Forward) adıyla hayata geçirilen kalkınma hamlesine uygun olarak halk seferber edilir ve çalışmalar başlar.

Uygulamanın tarım politikalarının alt dalı olarak değerlendirilen serçelerin soyunu kurutmaya yönelik önlemleri resmi yetkililerce “Serçelere Hücum Harekâtı” olarak isimlendirilmiştir. Bir süre sonra ülkede genci yaşlısı, erkeği kadını hemen herkes bu seferberliğe katılmış ve kısa süre içerisinde halkın yoğun katılımıyla Serçelere Hücum Harekâtı sonuç vermeye başlamıştır. Ölü serçelerden dağlar yapılır. Vahşetin fotoğrafları yayınlanarak halk coşturulur. Çocukların ellerine sapan verilir ve en çok serçe öldürenler sertifika ile ödüllendirilir. Kısacası geniş halk kitleleri dört koldan seferber edilmiş, dahası planın gerektiği gibi işletilmesi adına yetkililer lazım gelen tüm önlemleri eksiksiz almışlardır. Sonuçta bir yıl içerisinde iki milyar serçe öldürülmüş, program başlangıçta planlandığı üzere görünürde başarıyla sonuçlanmıştır.

1958 yılının sonlarına geldiğimizde Çin neredeyse tamamını yok ettiği serçelerin zaferini kutlamaktadır. Ancak sistem düşüncesinden yoksun bu politik karar, sonraki yıllarda tırtıl, çekirge, yaprak biti gibi tarımsal üretime zarar verebilecek canlı türlerinin korkunç oranlarda artmasına neden olacaktır. 

Gelinen durum itibariyle başta resmî kurumlar olmak üzere ülke içerisinde yaşayan hemen herkes bu defa da tırtılları toplamak için seferber olmak zorunda kalmıştır. Çünkü serçelerin ortadan kaldırılması zararlı başka hayvan türlerinin artışına neden olmuş ve neticede planlar beklendiği gibi sonuçlanmadığı gibi rekoltedeki düşüşler tehlikeli seviyelere ulaşmıştır. Çin hükümeti karşılaştığı bu yeni duruma yönelik gerekli tedbirleri almak için çalışmalarına hız vermiş olsa da sorunun büyüklüğü karşısında alınan önlemler yetersiz kalmıştır. 1958 ile 1962 yılları arasında kuraklık, kötü hava şartları ve en kötüsü de Çin Hükümetinin hatalı kararları neticesinde mahsullerin yok olması halkı kıtlık tehlikesiyle baş başa bırakmıştır. Bazı kaynaklara göre 36 milyon insanın ölümüyle sonuçlanan kıtlık (Büyük Çin Kıtlığı) neticesinde Çin hükümeti çareyi Sovyetler Birliği ve Kanada’dan yardım talep etmekte bulmuş ve ülkeye binlerce serçe ithal etmiştir. 

Görüleceği üzere, bu acıklı hikâye doğrusal bakışı örneklendirmek bakımından içinde bizlere ders olabilecek bir çok öğe barındırmaktadır. Bir karar alırken neden sonuç ilişkilerine yönelik yapacağımız değerlendirmelerde sistem parçalarının etkileşimlerini çok boyutlu olarak değerlendirebilmeliyiz. Sistemi oluşturan parçaları hedeflerimize yönelik doğrusal etkileri bağlamında değerlendirirken onları birbirleriyle ve aynı zamanda sistemin bütünüyle ilişkileri bakımında da ele almamız gerekir. Örneğin bir örgüt yapısında bir çalışan değerlendirmesi yapılmak isteniyorsa burada ortaya konulacak değerlendirme salt iş başarısına yönelik olmaktan öte ekip iletişimi, ekibe ve işe kattığı değer vb. gibi farklı katkı unsurları üzerinden de ele alınmalıdır. Aksi halde tek boyutlu doğrusal bir değerlendirme yapılan çalışanın sistem içerisinde etki ettiği farklı katkı alanları göz ardı edilecek ve bu durum neticesinde kişinin işe yönelik motivasyonu kayda değer şekilde erozyona uğrayacaktır. Çin örneğinden bu durumun sonuçları açıkça görülmektedir. Buna göre eğer Mao ve arkadaşları tarımsal kalkınma planlarını, doğrusal bir akıl yürütmeyle tek bir neden üzerinden okuyup o nedene tek bir çare bulmaya çalışarak uygulamaya sokmak yerine soruna çok boyutlu bir yaklaşım geliştirebilselerdi milyonlarca insanın hayatını yitirdiği kıtlık felaketi Çin tarihine kara bir leke olarak geçmeyecekti.

Kısacası sistem yaklaşımı içerisinde parçaları tek tek ele alır birbirleriyle ilişkilerinin sistemin bütününe etkisini inceleriz. Burada alt sistemler doğru analiz edilmediğinde ana sistem hakkında doğru bir değerlendirme yapmak da mümkün olmayacaktır. Diyelim ki altı kişilik bir takımdan bir kişi işten ayrıldı ve o kişinin yerine yeni bir kişi işe alındı. Bu durumda gelinen nokta itibariyle o sistemin dinamiklerinin de değiştiğini öngörebiliriz. O halde sisteme giren her yeni parçanın da sistem elemanlarıyla ilişkisi incelenmeli ve bu yeni durumun nasıl bir sistem oluşturduğu açıklıkla ortaya konulmalıdır.

Hızlı Her Zaman Yavaştır

Öte yandan sistem düşüncesinin bir anlamda bilinçli hız kavramını öne çıkaran bir çerçeve çizdiğini bilmemiz gerekir. Bu düşünce yapısı içerisinde ufak ve istikrarlı adımların büyük sonuçlar doğuracağı düşüncesi önemli bir yer tutar. Bu yaklaşım hızlı her zaman yavaştır anlayışını ön plana çıkartarak süreç adımlarını küçük ve anlamlı ilerlemelerle takip etmeyi öngörür. Hızlı adım atanlar önündeki tek seçeneği gerçek olarak kabul etmeye gönüllü olanlardır. Oysaki sistem düşüncesini kendisine kılavuz edinmiş birisi hızlı adım atmakla ilgilenmez, onun adımları ne yavaş ne de hızlıdır. O sadece olaylara sistemin bütününü ele alacak biçimde kapsayıcı bir pencereden bakar ve bunu yaparken adımlarının sistemin bütünüyle uyumlu bir hızda olmasını önemser

Bu hız aynı zamanda o kişinin bastığı yeri fark etmesini de olanak tanıyacaktır. Kişi bu sayede sistemi değiştirmek için harekete geçtiğinde rasyonel bir ilerleme sağlamak adına ihtiyaç duyacağı dengeye kavuşacak, gelişim yönünde ilerlerken attığı adımların onu nereye götüreceği konusunda kuvvetli bir öngörüye de sahip olabilecektir.